A Eliminação de Documentos de Arquivo: Legalidade, Legitimidade e Eficiência

A eliminação de documentos de arquivo é um processo rigoroso, pautado pela avaliação documental, que segue critérios técnicos oficiais e parâmetros legais. Essa abordagem confere ao processo legalidade, legitimidade e cientificidade.

Os objetivos da eliminação criteriosa são multifacetados:

Racionalizar espaços: Liberar áreas de armazenamento antes ocupadas por documentos sem valor.
Reduzir custos operacionais: Diminuir despesas relacionadas à guarda e manutenção de acervos.
Assegurar a preservação: Proteger e garantir a perenidade de conjuntos documentais essenciais. Esses documentos, por suas características formais e de conteúdo, são considerados imprescindíveis para a garantia de direitos, a reconstituição e preservação da memória institucional.

Nesse contexto, a eliminação de documentos desprovidos de valor secundário (histórico) é uma atividade fundamental do Programa de Gestão Documental.

Procedimentos e Normas para a Eliminação de Documentos Públicos

Para a eliminação de documentos públicos que já cumpriram seus prazos de guarda e cuja destinação final é a eliminação, conforme as tabelas de temporalidade de documentos das atividades-meio e atividades-fim, devem ser rigorosamente observados os procedimentos definidos pelas Resoluções 43/2012 e 58/2021 do TRT8. Essas resoluções regulamentam as atividades de gestão documental no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região (TRT8).

Serão preservadas amostras estatísticas representativas e o inteiro teor dos seguintes documentos do universo dos autos judiciais findos destinados à eliminação: petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas.

Publicidade e Descarte Responsável

É imperativo dar publicidade à eliminação por meio da publicação de um extrato do Edital de Ciência de Eliminação no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho (DEJT). O inteiro teor deve ser disponibilizado no portal da internet do TRT8. Após a publicação, um prazo de 45 dias deve ser aguardado para o atendimento de possíveis requisições de documentos ou processos pelas partes interessadas.

Concluído esse prazo, e na ausência de manifestação contrária, a destruição física dos autos findos de processos trabalhistas, processos e documentos administrativos ficará sob a responsabilidade do Núcleo de Documentação e Gestão de Memória (NUDOC). A destruição será realizada sob critérios de responsabilidade social e preservação ambiental, priorizando a reciclagem do material descartado, o que autoriza sua destinação a programas de natureza social.

*Eliminação documental é a destruição mecânica de documentos destituídos de valor informativo ou de pesquisa (históricos), após a realização dos procedimentos de avaliação e seleção.

*Avaliação é entendida como a análise dos documentos e processos judiciais e administrativos, desde sua produção, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda e destinação final, sob orientação do Comitê de Gestão Documental e do Núcleo de Documentação e Gestão da Memória (NUDOC), de acordo com a atribuição de valores primários e secundários.

*Seleção é a separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em instrumento técnico arquivístico (tabelas de temporalidade).

2025 :

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 001/2025 (Listagem de Eliminação de Documentos 001/2019 anexa)

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 002/2025 (Listagem de eliminação de Documentos 001/2025 anexa)

2024:

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 001/2024

Publicação no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho - DEJT

Listagem de Eliminação de Documentos 001/2017

Termo de Eliminação de Documentos (Judiciais) 01/2024

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 002/2024

Publicação no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho - DEJT

Listagem de Eliminação de Documentos 001/2024

Termo de Eliminação de Documentos (Administrativos) 02/2024